Tu veux diriger une équipe hybride et en assurer la cohésion? Ce n'est pas si compliqué qu'il y paraît au premier abord. À quoi faut-il faire attention?

« Je crois que je dois retourner au bureau, soupire Yannick pendant le déjeuner. La réunion s'est vraiment mal passée aujourd'hui. Ça ne peut pas continuer comme ça. »

Il s'était retrouvé en télétravail au début de la pandémie - et y était resté ensuite. Sa femme en est très heureuse, car il leur est ainsi plus facile de s'occuper de leur enfant. Et Yannick s'épargne ainsi les 120 kilomètres de route qu'il devait parcourir tous les jours.

Tout semble donc parfait. Mais à présent, une bonne partie de ses collègues sont retournés au bureau. La collaboration au sein de l'équipe a donc subi une nouvelle métamorphose. L'équipe ne travaille plus simplement en mode virtuel, mais en mode hybride : certains collaborateurs sont au bureau, d'autres à distance.

La technique, c'est le moindre des soucis

L'équipe se réunit à présent dans la salle de conférence, tout comme avant la pandémie. Yannick et quelques autres collègues participent en mode virtuel.

La technique fonctionne généralement bien, les difficultés d'adaptation initiales ont été surmontées. Certes, il y a parfois des problèmes avec le micro. Dans le feu de l'action, certains collègues oublient qu'ils doivent rester à portée du microphone. Au-delà d'une certaine distance, leur voix n'est plus audible pour Yannick.

Mais surtout, ce sont des règles et une structure communes qui font défaut. De toute évidence, les collègues qui sont sur place se mettent d'accord entre eux en-dehors des réunions officielles. Yannick est de facto exclu de ces conversations. Il n'a pas non plus accès aux informations épinglées sur le panneau d'affichage, au bureau. Et il a de la peine à prendre la parole et à participer à la conversation pendant les réunions.

N'y a⁠-⁠t-il pas d'autre solution que de retourner au bureau ?
Yannick n'en a aucune envie. Il envisage même de changer d'emploi.

Retourner à plein temps au bureau? Plutôt changer de boulot!

Les équipes hybrides diffèrent des équipes purement virtuelles sur plusieurs points. Dans une équipe hybride, certains collaborateurs sont au bureau, d'autres travaillent à distance ou depuis chez eux. Certaines personnes sont toujours sur place, d'autres ont des jours fixes au bureau. D'autres encore y font des apparitions irrégulières.

En 2020, la proportion d'employés en télétravail est passée de 10 à 42 %. Nombreux sont celles et ceux qui apprécient cette option. Plus de 30 % de la population active tient à ce mode de travail flexible, et préférerait chercher un nouvel emploi s'il fallait retourner au bureau à plein temps.

Le souhait de Yannick est donc représentatif d'une tendance générale.

Gérer les réunions avec une équipe hybride

Les réunions vous donnent l'occasion de tester la bonne organisation de votre équipe. En tant que cadre, c'est vous qui avez les clés en main pour que tout se passe bien.

Les membres de votre équipe ont besoin de matériel performant, d'une introduction aux logiciels nécessaires, ainsi que d'un bon support informatique. Évidemment.

Il est généralement plus simple de gérer une réunion qui se déroule entièrement en visioconférence qu'une réunion hybride. Cela offre à chaque personne les mêmes conditions de participation.

Il est également important que chacun dispose des mêmes informations. Comment les conversations ont-elles évolué depuis la dernière réunion ?

Dresser un procès⁠-⁠verbal de la réunion est une pratique répandue. Veillez à ce qu'il comporte également les remarques qui ont été faites en marge de la réunion, après la fin officielle de celle-ci.

L'équipe doit également se mettre d'accord sur un système de classement commun, auquel tous ont accès.

Les règles du jeu pour une équipe hybride qui fonctionne

Dans l'ensemble, on peut dire que les équipes hybrides sont dans l'air du temps, et qu'on peut les organiser de telle sorte que la collaboration y soit efficace. L'équipe a néanmoins besoin d'accords et de règles pour bien fonctionner. Cela comprend:

• Les horaires de travail

• Les disponibilités et le temps de réaction

• Le même équipement technique pour tous

• Un accord sur les voies et les supports de communication

• Le classement et la structuration des dossiers

• La documentation

• La saisie des heures de travail

Vous devez garder ces éléments présents à l'esprit, les préparer et les définir, en accord avec votre équipe et avec les directives de votre entreprise.

Les règles ont tendance à se transformer en habitudes. Avec le temps, plus personne ne se demande pourquoi elles existent. Insistez donc de temps à autre, pour savoir si tout se déroule vraiment bien, et où des problèmes se font jour.

Le manager donne l'exemple

En tant que cadre, vous le savez bien : quoi que vous fassiez, votre équipe se met rapidement à votre diapason. Essayez donc de vivre la collaboration avec votre équipe hybride de manière exemplaire, notamment en respectant les points suivants :

• En respectant vous-mêmes les accords mis en place

• En étant technologiquement à la pointe

• En travaillant à distance de temps à autres

• En communiquant quand et comment vous êtes joignable

• En respectant les pauses et les horaires de travail prévus.

• Le plus important, c'est de toujours rester ouvert au dialogue : de manière axée sur les résultats, en étant attentif et valorisant.

E⁠-⁠learning de chez Pinktum : Bien diriger les équipes hybrides

Vous retrouverez tous ces aspects et bien plus encore dans notre formation en ligne «Bien diriger les équipes hybrides». Vous apprendrez comment:

• Définir les règles du jeu

• Maîtriser les réunions hybrides

• Assurer la cohésion d'une équipe hybride

• Garder tous les membres de l'équipe individuellement à l'esprit

• Donner l'exemple du travail hybride

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