Zusammenarbeit für Hybride Teams gestalten

12.09.2022
Kerstin Boll
Kommunikations- und Interaktionskompetenz

Du willst ein hybrides Team führen und zusammenhalten? Es ist weniger schwierig, als es auf den ersten Blick scheint. Worauf du achten solltest.

"Ich glaube, ich muss wieder zurück ins Büro", seufzt Jannik bei Mittagessen. "Das Meeting heute war schlimm. So klappt das einfach nicht."

Mit dem Aufkommen der Pandemie war er ins Homeoffice gezogen - und danach einfach da geblieben. Sehr zur Freude seiner Frau. Denn so fällt es leichter, sich um den gemeinsamen Sohn zu kümmern und die täglichen 120 km, die er zuvor mit seinem Auto zurückgelegt hatte, kann er sich ebenfalls sparen.

Alles scheint bestens. Doch zwischenzeitlich sind eine ganze Reihe seiner Kolleg:innen wieder ins Büro zurückgekehrt. Auf die Art sind die Karten für die Zusammenarbeit wieder neu gemischt worden: Das Team arbeitet nicht mehr rein virtuell miteinander, sondern hybrid: Einige sind vor Ort im Büro, andere remote zugeschaltet.

Die Technik ist das kleinste Problem

Wie schon vor der Pandemie trifft sich das Team nun zum Meeting im Konferenzzimmer. Jannik und einige weitere Kollegen sind virtuell zugeschaltet.

Die Technik funktioniert einigermaßen gut, die Hürden er ersten Corona-Phase sind überwunden. Manchmal gibt es Probleme mit dem Mikrofon: Im Eifer des Gefechts vergessen die Kolleg:innen, nahe genug am Mikro zu bleiben. Sobald sie die Reichweite überschreiten, versteht Jannik sie kaum noch.

Am meisten fehlt es jedoch an Strukturen und Regeln für das hybride Arbeiten: Die Kolleg:innen vor Ort stimmen sich offensichtlich vor und nach den Meetings zusätzlich ab. Jannik bleibt davon ausgeschlossen. In den Büros hängen Infozettel an Whiteboards, zu denen er keinen Zugang hat. Und es fällt ihm schwer, sich während der Meetings in das Gespräch einzuschalten.

Ist die Rückkehr ins Büro die einzige Lösung? Darauf hat Jannik keine Lust. Er denkt über einen Job-Wechsel nach.

In Vollzeit zurück ins Büro? Eher den Job wechseln!

Hybride und rein virtuelle Teams unterscheiden sich in mancherlei Hinsicht. In hybriden Teams arbeiten einige Mitarbeiter:innen im Büro, andere arbeiten Remote oder im Homeoffice. Einige sind dauerhaft vor Ort, andere an bestimmten Wochentagen. Weitere Kolleg:innen schauen unregelmäßig herein.

2020 stieg der Anteil der Arbeitnehmer:innen, die von zu Hause oder Remote arbeiten, von 10 auf 42 Prozent. Viele schätzen diese Möglichkeit aufrichtig: Rund 30 Prozent der Befürworter:innen flexibler Arbeitsmodelle wären bereit, sich einen anderen Job zu suchen, müssten sie wieder Vollzeit ins Büro zurück.

Jannik liegt mit seinem Wunsch deshalb voll im Trend. ´

Meetings in hybriden Teams gestalten

An Team Meetings wird direkt deutlich, wie gut hybride Teams organisatorisch aufgestellt sind. Als Führungskraft hast du es in der Hand, eine positive Situation zu schaffen.

Die Teammitglieder benötigen eine einheitlich leistungsfähige Hardware, eine Einführung in die Software sowie IT-Support. Das versteht sich von selbst.

In der Regel ist es einfacher, einen reinen Video-Call zu führen und zu moderieren als eine hybride Mischung. Auf die Art haben alle die gleichen Voraussetzungen für den Austausch.

Wichtig ist zudem, einen einheitlichen Informationsstand herzustellen: Wie sind die Gespräche seit dem letzten Meeting weitergegangen?

Ein Protokoll im Anschluss an ein Meeting ist verbreitete Praxis. Achte darauf, dass die Minuten nach dem offiziellen Ende, ebenfalls ins Protokoll kommen.

Natürlich braucht dein Team eine Verabredung über eine gemeinsame Ablage, zu der alle Zugriff haben.

Regeln für hybride Teams

Vereinheitlichend kann gesagt werden: Hybride Teams sind zeitgemäß und die Zusammenarbeit lässt sich zielführend gestalten. Allerdings braucht das Team verbindliche Absprachen und Regeln, um zu funktionieren. Dazu zählen:

  • Arbeitszeiten

  • Erreichbarkeit und Reaktionszeiten

  • Eine einheitliche technische Ausstattung

  • Vereinbarungen über Kommunikationswege und Medien

  • Ablage und Ordnerstruktur

  • Dokumentation

  • Zeiterfassung

All das solltest du auf dem Schirm haben, vorbereiten und festlegen. Auch in Abstimmung mit deinem Team und den Vorgaben des Unternehmens.

Regeln neigen dazu, sich mit der Zeit zu verselbstständigen. Irgendwann haben sich alle daran gewöhnt und keiner fragt nach dem Sinn. Deshalb solltest du immer wieder einmal nachhaken, ob alles in Ordnung ist oder wo es Probleme gibt.

Die Führungskraft als Vorbild

Als Führungskraft weißt du: Alle orientieren sich an dir. Versuche deshalb, die Zusammenarbeit im hybriden Team mit Leben zu füllen, indem du

  • die getroffenen Vereinbarungen selbst einhältst

  • technisch auf dem neuesten Stand bleibst

  • an einigen Tagen remote arbeitest

  • deine Ansprechbarkeit regelst

  • die vereinbarten Arbeits- und Pausenzeiten einhältst

  • das Wichtigste ist, im Gespräch zu bleiben: ergebnisorientiert, zugewandt und wertschätzend.

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