1. Allgemeine Informationen

Version: 1.0 
Veröffentlichungsdatum: 31.03.2025 

2. Einführung 

2.1 Beschreibung 

PINKpro ist ein interaktiver, KI-gestützter Chatbot, der Mitarbeitende und Führungskräfte in Organisationen beim Entwickeln von Human Skills unterstützt. Er kombiniert im Dialog personalisierte Lern- und Handlungstipps mit dem hochqualitativen E-Learning-Angebot von PINKTUM. Dadurch eignet sich PINKpro sowohl für ad-hoc Problemlösungen in der direkten Arbeitssituation als auch für den kontinuierlichen und strukturierten Kompetenzerwerb im Themenbereich Human Skills. So wird Lernen nachhaltig und effektiv.  

2.2 Systemanforderungen 

• Browser: Google Chrome, Firefox, Edge und Safari (jeweils in den neuesten Versionen). JavaScript und Cookies müssen aktiviert sein. 
• Betriebssysteme: Windows 10 oder höher, macOS 10.14 oder höher, Ubuntu 20.04 oder höher, iOS 12.0 oder höher & Android 8.0 oder höher
• Internetverbindung: Mindestens 3 Mbps – idealerweise 5 Mbps – für eine reibungslose Nutzung

2.3 Bereitstellung

PINKpro wird für die Dauer des Vertrages in der jeweils aktuellen Version über das Internet per Browser bereitgestellt.

3. Benutzerkonten & Zugriff

3.1 Anmeldung & Registrierung

PINKTUM stellt der Organisation (Kunde) Zugangsdaten zur Verfügung, mit denen der Kunde über einen Administratoren-Account individuelle Nutzerzugänge für autorisierte Mitarbeitende (User) einrichten und automatisiert per E-Mail einladen kann.

Autorisierte Nutzer werden per E-Mail eingeladen und können sich mit der beruflichen E-Mail-Adresse ihrer Organisation und Passwort anmelden.

3.2 Nutzerrollen & Berechtigungen

• Account Administratoren: Nutzereinladung und -verwaltung
• Führungskräfte und Mitarbeitende (User): Zugriff auf alle Funktionen des PINKpro
  
  

4. Nutzung der Kernfunktionen

4.1 Navigation

Chatbereich: Hier können User einen Dialog mit PINKpro inkl. thematisch passenden individuellen Entwicklungstipps, Grafiken und E-Learning-Angeboten führen. Eine Spracheingabe ist über die Mikrofonfunktion möglich.

Chathistorie: Speicherung der Chats mit Suchfunktion und Umbenennungs- sowie Löschfunktion

E-Learnings und mehr: Passend zum Thema im Chat Micro-Learning (kompakte Videos von einigen Minuten Länge) und Macro-E-Learnings ( ein- bis zweistündige Lerneinheiten), sowie übersichtliche Grafiken und individuelle Entwicklungsimpulse im Medienkarussell mit eigener Navigation

Beispielprompts: Beispiele für den Start eines Chats mit PINKpro direkt unter dem Chatbereich

Personalisierung: Personalisierung der Lernreise mit PINKpro durch ein Kennenlernen über ein integriertes Online-Tool und Generierung von personalisierten Lerntipps inkl. individueller Beispielprompts im Chatfenster

Profil-Menü: Bearbeitung des Benutzerkontos und der persönlichen Einstellungen wie Anzeigemodus, Ansprache (Du oder Sie), Verwendung der personalisierten Lernreise, Genderung der Sprache.

„Mein Lernbereich“: Anzeige von begonnenen sowie abgeschlossenen Macro-E-Learnings und Fortsetzung der begonnen Macro-E-Learnings am zuletzt abgeschlossenen Punkt ebenfalls im Profil-Menü. Damit der Nutzer den Überblick über seine Lernreise behält.

Information: Frequently Asked Questions (FAQ) und Datenschutzhinweise ebenfalls im Profil-Menü

4.2 Dialoggeführtes Lernen

Im LLM-basierten Chat-Frontend (aktuell OpenAI GPT 4o) führt der Nutzende Dialoge in Echtzeit mit PINKpro. Dabei werden Fragen gestellt, Antworten gegeben und individuelle Lerninhalte vermittelt. Die thematische Ausrichtung des PINKpro ist dabei ausschließlich auf den Bereich Human Skills fokussiert. PINKpro nutzt zur inhaltlichen Dialogführung das jahrzehntelange Wissen und die etablierten Praxiserfahrungen von PINKTUM, die in der systemeigenen Datenbank über ein RAG-System im PINKpro hinterlegt sind.

PINKpro kann für unterschiedliche Fragestellungen genutzt werden. Sei es für den Aufbau von Wissen zu Human Skills, zum Vertiefen des Wissens z. B. durch Quizzes mit oder ohne Bezug zu einem konkreten E-Learning von PINKpro (s. u.), zur direkten Unterstützung in bestimmten beruflichen Herausforderungen z. B. durch Handlungstipps, Konzepte und Lern- und Entwicklungspläne oder zum Üben und Anwenden des erworbenen Wissens durch Gesprächs- und Übungsszenarien.

Passend zum Dialogthema bietet PINKpro kuratierte Lernmedien über ein „Medienkarussell“ mit eigener Navigation im Dialogfenster an (s. u.).

Die Dialoge werden in der „Chathistorie“ gespeichert und können dort fortgeführt und verwaltet werden (Titeländerung und Löschung).

4.3 Personalisierung der Lernreise und Lerntipps

Das Lernen mit PINKpro kann optional durch die Ermittlung des individuellen Lerntyps durch ein wissenschaftlich fundiertes und langjährig erprobtes Analyse-Tool von PINKTUM („PINKprofile“) personalisiert werden. Das Tool wird angewendet, um eigene persönliche Stärken und unbewusste Entwicklungsfelder zu analysieren. Die Ergebnisse dienen dazu, dem Lernenden passgenaue und personalisierte Lerntipps und Entwicklungsimpulse (s.u.) zur Verfügung zu stellen.

Durch Klicken auf den Button „Lernreise personalisieren“ wird das Tool gestartet. Es werden einige Fragen gestellt und eine Auswahl an Bildern mit kurzen Aufgabenstellungen präsentiert. Das Durchlaufen des Tools dauert nur wenige Minuten.

Auf Basis der Ergebnisse formuliert PINKpro individuelle Lerntipps mit hilfreichen Promptingbeispielen, die im Chatfenster über den Button „Lerntipps“ zugänglich sind und per Klick direkt im Chat ausprobiert werden können.

4.4 Lernangebote und Entwicklungstipps im „Medienkarussell“

Passend zum Thema des Dialogs mit PINKpro werden unterschiedliche Lernmedien über den Chat in einem so genannten „Medienkarussell“ kuratiert zur Verfügung gestellt:

• E-Learnings: Zum einen können kompakte, nur wenige Minuten lange E-Learnings in Form von Videos direkt gestreamt werden („Micro-E-Learnings“). Zum anderen werden E-Learnings zum Stream angeboten, die u.a. durch Videos, Textinputs und Wissenstests ein Thema vertiefen und eine Dauer von ca. 45 – 60 Minuten aufweisen („Macro-E-Learnings“).
• Der Fortschrittsstatus bzw. das vollständige Absolvieren dieser Macro-E-Learnings wird unter „Mein Lernbereich“ im Profil-Menü gespeichert. Begonnene Macro-E-Learnings können direkt an der Stelle weitergeführt werden, an der sie unterbrochen wurden.
• Grafiken: Wenn vorhanden, werden zum Dialogthema passende Grafiken zur Verfügung gestellt, mit denen ein Thema schnell und strukturiert erfasst werden kann.
• Entwicklungsimpulse: Entwicklungsimpulse sind spezifische Anregungen oder Empfehlungen des PINKpro, die dem Nutzenden helfen sollen, sich in bestimmten Kompetenzen weiterzuentwickeln. Sie sind darauf ausgerichtet, Defizite im Verhalten, Wissen oder in den Fähigkeiten auszugleichen oder bereits vorhandene Stärken weiter auszubauen. Diese Impulse sind so formuliert, dass sie auf die individuellen Bedürfnisse und Schwächen beziehungsweise Stärken des Nutzenden abgestimmt sind. Sie sind vorkonfiguriert, um die Selbstentwicklung der Lernenden optimal zu unterstützen. Entwicklungsimpulse werden nur nach erfolgtem Durchlauf durch das Kennenlernen über das Tool „Lernreise personalisieren“ angezeigt.
  
  

5. Support & Fehlerbehebung

5.1 Häufige Probleme & Lösungen

„Ich kann mich nicht anmelden“: Stelle sicher, dass deine Zugangsdaten korrekt sind. Passwort zurücksetzen, falls erforderlich.

„Die KI versteht meine Frage nicht“: Formuliere deine Anfragen klarer, orientiere dich an den Beispielprompts und / oder beachte die Promptinghinweise, die u. a. im FAQ-Bereich beschrieben sind:

• Kontext und Ziel genau beschreiben
• Rollen und Perspektiven definieren
• Konkrete Beispiele und Szenarien nutzen
• Gewünschten Stil oder Umfang angeben
  
  

Technische Fehler: Browser-Cache löschen und Seite neu laden. Falls das Problem bleibt, „Account Administrator“ kontaktieren.

5.2 Support bei Fragestellungen und Problemen

Direkter Kontakt: User wenden sich bei Fragestellungen und Problemen direkt an ihren innerhalb ihrer Organisation definierten Account Administrator, der dem User in der Einladungsmail genannt wurde. Sollte der Account Administrator das Anliegen nicht direkt beantworten können, leitet er es an das PINKTUM-Team weiter. Das Anliegen wird dort innerhalb kürzester Zeit bearbeitet und wieder über den Account Administrator an den User kommuniziert.

FAQ-Bereich: Im Profil-Menü sind umfangreiche und kontinuierlich aktualisierte FAQ abrufbar. Auch der Chatbot kann zu Fragen der Bedienbarkeit und weiteren Anliegen direkt über den Dialog genutzt werden.

6. Datenschutz & Sicherheit

6.1 Information der Nutzer durch Unternehmen/Organisationen

Der Betrieb des PINKpro erfolgt ausschließlich als B2B-Produkt. Vertragspartner sind die jeweiligen Organisationen, die ihren Mitarbeitenden den Zugang zu PINKpro ermöglichen. Diese Organisationen sind verpflichtet, ihre autorisierten Nutzer über die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit der Nutzung von PINKpro zu informieren. Die entsprechende Verpflichtung ist Bestandteil der vertraglichen Vereinbarungen zwischen PINKTUM und den Organisationen (Kunden).

6.2 Verarbeitung personenbezogener Daten

Für den Betrieb von PINKpro ist die Verarbeitung bestimmter personenbezogener Daten erforderlich. Dabei werden die zur Nutzung von PINKpro notwendigen Informationen verarbeitet, insbesondere Name, Vorname sowie die Bezeichnung der beruflichen Rolle. Diese Daten werden auf hochsicheren Cloudservern in Deutschland gespeichert und unterliegen strengen Datenschutzrichtlinien gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Darüber hinaus werden auch nutzungsbezogene Daten wie Lerntipps, Chatverläufe und das Absolvieren von Lerninhalten erfasst. Diese Daten dienen der personalisierten und optimierten Nutzung des PINKpro und werden verschlüsselt gespeichert.

Prompt-Anfragen, die an den Chatbot gestellt werden, sowie Nutzungsdaten können zur Analyse der Nutzung und für die Verbesserung des Systems genutzt werden. Diese Daten werden anonymisiert bzw. aggregiert verarbeitet, sodass keine Rückschlüsse auf einzelne Personen möglich sind. Der Schutz und die Vertraulichkeit dieser Daten haben oberste Priorität.

Über die Vorgaben aus der DSGVO hinaus orientiert sich PINKTUM an einem eigens definierten Verhaltenskodex sowie ethischen Standards, die einen verantwortungsvollen und transparenten Umgang mit personenbezogenen Daten gewährleisten. Diese Standards werden vom Human Ethics Council (HEC) PINKTUMs mit hochrangig besetzten Expertinnen und Experten vorgegeben und überwacht.

6.3 Datensicherheit

Die Sicherheit der verarbeiteten Daten hat oberste Priorität. Sämtliche Daten werden auf hochsicheren Cloudservern in Deutschland gespeichert, die den aktuellen technologischen Standards zur Datensicherheit entsprechen. Es kommen moderne Verschlüsselungsverfahren sowohl bei der Datenübertragung als auch bei der Speicherung zum Einsatz.

Darüber hinaus wird der Zugriff auf Daten durch eine strenge Identitäts- und Zugriffsverwaltung kontrolliert. Alle Maßnahmen zur Datensicherheit sind darauf ausgerichtet, die Integrität, Vertraulichkeit und Verfügbarkeit der Daten zu gewährleisten.

Durch diese Maßnahmen wird sichergestellt, dass PINKpro DSGVO-konform ist und Nutzer sich auf einen sicheren und datenschutzfreundlichen Umgang mit ihren Informationen verlassen können.

7. Vertragsrelevante Bestimmungen

7.1 Nutzungsbedingungen

Die Organisation (Kunde) erhält das Recht, PINKpro für die Dauer des vereinbarten Vertrags und die vertraglich festgelegte Anzahl an autorisierten Usern zu nutzen.

Das Nutzungsrecht ist nicht unterlizenzierbar und nicht übertragbar. Der Kunde ist insbesondere nicht berechtigt, den Dienst Dritten entgeltlich oder unentgeltlich zur Nutzung zur Verfügung zu stellen oder ihn zugänglich zu machen, oder den Dienst an Dritte zu vermieten, zu verleihen oder zu verkaufen.

Auch eine Verwendung der durch den Dienst ausgegebenen Inhalte außer für die vereinbarten Zwecke der Mitarbeiterfortbildung sind untersagt. Insbesondere die Extraktion der Inhalte zur kommerziellen Verwendung und Veröffentlichung oder zum Trainieren von KI-Modellen.

7.2 Service-Level-Agreements (SLA)

Verfügbarkeit: 99,0 % im Jahresdurchschnitt, gemessen als Erreichbarkeit des Dienstes am Serverausgang des Anbieters (PINKTUM).

Support-Reaktionszeit: Je nach Störungskategorie innerhalb von 2 bis 6 Stunden bzw. nach Ermessen PINKTUMS nach Erhalt einer Störungsmeldung während der Geschäftszeiten.