So wird dein Zeitmanagement effizienter

23.08.2022
Estelle Klemp
Übersicht

Was ist Zeitmanagement?

Zieldefinition

ALPEN-Methode

Batching- Zusammen bearbeiten, was zusammengehört

Pomodoro-Technik

10 praktische Tipps für ein effizienteres Zeitmanagement


Was ist Zeitmanagement?

Schon der Philosoph Seneca sagte: „Wir haben nicht zu wenig Zeit, sondern zu viel Zeit, die wir nicht richtig nutzen.“ Und genau darum geht es bei einem verbesserten Zeitmanagement – die zur Verfügung stehende Zeit so zu managen und einzuteilen, dass die wesentlichen Aufgaben erfüllt werden.

Wer kennt es nicht? Man versinkt in einem Berg von Aufgaben, die alle wichtig erscheinen und weiß gar nicht womit man anfangen soll. Doch mithilfe der richtigen Herangehensweise kannst auch du diese Hürde bezwingen. Hier erfährst du außerdem, wie du deine innere Widerstandskraft stärken kannst: https://www.pinktum.com/de/e-learnings/selbstkompetenz/resilienz-die-innere-widerstandskraft-stärken-081-de/

Zuerst sollten sowohl die großen, übergeordneten Ziele, als auch die kleinen Ziele und Aufgaben festgelegt werden. Wurden diese konkretisiert, ist es deutlich leichter, eine To-do-Liste aufzustellen, die eine genaue Zeitplanung beinhaltet. Das Aufstellen der Liste ist die Grundlage für dein zukünftiges Zeitmanagement.


First things first –Ziele definieren

Da man sich bei der Planung an der Zielsetzung orientiert, sind diese Ziele die Grundvoraussetzung für ein effizientes Planen. Die Zieldefinition kann vielseitig sein. Beispielsweise umfasst das Festlegen von Zielen die Unternehmensziele, Teamziele und Jobziele sowie die Teilziele, die sich davon ableiten lassen. Neben professionellen können auch persönliche Ziele definiert werden, die für die Wochenplanung essenziell sind. Auf Grundlage dieser Ziele kann mithilfe der ALPEN-Methode eine To-do-Liste erstellt werden.


Effiziente To-do-Listen mit der ALPEN-Methode

Die Alpenmethode hilft dabei, einen Tages- oder Wochenplan zu erstellen, um die Arbeit zu organisieren. Dieser Plan wird am besten am Vorabend erstellt, damit man voller Energie organisiert in die neue Woche oder den neuen Tag starten kann. Dabei steht das Akronym ALPEN für folgende Herangehensweise:

Aufgaben aufschreiben

Länge einschätzen

Pufferzeiten einplanen

Entscheidungen priorisieren

Nachkontrollieren

Zunächst werden alle Aufgaben notiert, um die definierten Ziele zu erreichen und anschließend wird der erwartete Zeitaufwand notiert. Außerdem sollten hierbei unbedingt Pufferzeiten beachtet werden- oft kommt es nämlich vor, dass unerwartete Ereignisse eintreten oder wir die Zeit für zukünftige Aufgaben unterschätzen und der sogenannten Planning Fallacy zum Opfer fallen. Der nächste Schritt betrifft das Treffen von Entscheidungen- der wichtigste Schritt der ALPEN-Methode. Welche Aufgabe ist wichtig, welche nicht und welche Aufgaben können delegiert werden? Anhand der Kategorisierung in wichtig/unwichtig und dringend/nicht dringend können die Aufgaben bearbeitet werden. Zuletzt prüfst du, ob du deine Ziele erreicht hast. So kannst du Veränderungen vornehmen und deinen Plan optimieren.


Batching- Zusammen bearbeiten, was zusammengehört

Eine weitere Methode, um die Zeitplanung zu optimieren ist das Batching. Hierbei werden ähnliche Aufgaben gebündelt. Dieses Tool wenden wir im Alltag zum Beispiel an, wenn wir den Wocheneinkauf machen, statt jeden Tag für jede Mahlzeit einzeln einzukaufen. Mithilfe des Batchings verringern sich also die Grundaufwände und die Gesamtarbeitszeit sinkt. Bei Anwendung der Alpenmethode, kann Batching im ersten Schritt angewendet werden- beim Aufschreiben der Aufgaben. An dieser Stelle können alle ähnlichen und sich wiederholende Aufgaben markiert und in Kategorien zusammengefasst werden. Statt vor einem Flickenteppich von Aufgaben zu sitzen, kann man die Aufgaben in Blöcken barbeiten und sich auf eine Sache konzentrieren. Die Folge: erhöhte Produktivität.


So tickt die Pomodoro-Uhr

Du möchtest konzentriert deine Aufgaben bearbeiten, ohne dich ablenken zu lassen und dabei den Berg an aufgeschobenen Aufgaben reduzieren? Dann ist die Pomodoro-Technik genau richtig für dich. Bei dieser Methode heißt es: 25 Minuten fokussiert arbeiten, 5 Minuten Pause machen, das Ganze dreimal wiederholen und dann eine längere Pause einlegen. Denk aber daran, flexibel mit der Methode umzugehen- wenn du im Flow bist, arbeitest du einfach weiter und machst danach eine Pause. Probiere es am besten mal aus und versuche deinen Rhythmus zu finden.

10 praktische Tipps für ein effizienteres Zeitmanagement

Abschließend nun noch einmal eine Zusammenfassung der praktischsten Tipps, die dir dabei helfen werden, organisierter den Alltag und das Arbeitsleben zu bewältigen.

  • Langfristige und kurzfristige Ziele setzen

  • Alles aufschreiben – das entlastet das Gedächtnis und erleichtert die gezielte Aufmerksamkeit

  • Eine nach Prioritäten geordnete To-do-Liste führen und Pufferzeiten einplanen

  • Batching – die Aufgaben nach Zusammengehörigkeit bündeln

  • Seine Ziele einer Vertrauensperson mitteilen

  • Eat the frog- erst die unangenehmen, dann die angenehmen Aufgaben erledigen

  • Sich bei der Erreichung eines Ziels belohnen

  • Ablenkungen minimieren: Ordnung am Arbeitsplatz und das Smartphone außer Sichtweite

  • Die individuelle tägliche Leistungskurve berücksichtigen

  • Gewohnheiten entwickeln: Anspruchsvolle Aufgaben werden leichter, je routinierter man sie durchführt

Du wünschst dir neben dem Zeitmanagement weitere Tipps, wie du Stress bei der Arbeit verhindern oder damit umgehen kannst? In diesem Blogpost helfen wir dir dabei, dein Stressmanagement zu verbessern und verschiedene Bewältigungsstrategien anzuwenden: https://www.pinktum.com/de/blog/tipps-fuer-effektives-stressmanagement/


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