neue Projekte organisieren

Ist es ein Projekt oder eine Aufgabe? Ein feiner Unterschied mit großer Wirkung.

17.12.2021
Kerstin Boll
Businesskompetenz

Klassisches Projektmanagement oder lieber ein agiles? Es kommt auf das Projekt an. 

Projekte sind fester Bestandteil unseres Lebens – beruflich wie privat. Ob es um die Einführung einer neuen Software oder den Launch eines Produkts geht. Ob ein Zehn-Tage-Trail durch die Alpen geplant werden soll oder ein neues Pullover-Projekt: Projekte sind allgegenwärtig.

Wo Worte buchstäblich in aller Munde sind, wird die Bedeutung oft unscharf, sprich: Jeder benutzt das gleiche Wort und meint doch etwas anderes. Das kann zu Missverständnissen und Verzögerungen führen.

Hier sind drei verbreitete Einschätzungen zu Projekten und weshalb sie zu Komplexitäten führen:

Ein Projekt ist eine Aufgabe. Klingt nur besser.

In den Wochen vor dem Jahresende werden fast überall betriebliche Weihnachtsfeiern geplant – oder doch wenigstens als digitales, pandemietaugliches Trostpflaster. Ansprechpartner sind zumeist die HR-Abteilungen, wo Jahr für Jahr die gleichen Teams am Werk sind. Ist es im Fall von Weihnachtsfeiern angemessen, von Projekten zu sprechen?

Im klassischen Projektmanagement wird ein Projekt als Aufgabe mit folgenden Eigenschaften beschrieben:

  • Einmalige Umsetzung

  • Kein Rückgriff auf Routinen

  • Klar definierte Ziele

  • Umsetzung zu einem Termin

  • Begrenzte Ressourcen

  • Anfangs- und Enddatum

  • Komplexer Inhalt

  • Reicht über den eigenen Fachbereich oder sogar den Konzern hinaus

  • Benötigt Fach- und Führungspersonal

Auch wenn es schwierig ist, alle Kollegen:innen unter einen Hut zu bringen: Ein routinierter Stab kann auf Erfahrungswerte zurückgreifen. Einmalig sind Weihnachtsfeiern insofern nicht.

Auch mit den klar definierten Zielen ist es so eine Sache: Größen wie Ablauf oder Programm lassen sich selbstverständlich planen. Doch selbst wenn alles wie am Schnürchen läuft: Eine Weihnachtsfeier lebt davon, dass sich die Mitarbeitenden wohlfühlen und positiv über das Event sprechen. Das ist schwer zu greifen.

Die Grenzen sind fließend. Eine Weihnachtsfeier kann ein Projekt sein, wenn etwa ein neues Team an den Start geht. In den meisten Fällen ist es eine jährlich wiederkehrende Aufgabe.

Aufgaben und Projekte zu unterscheiden, lohnt sich, denn Projekte benötigen ein eigenes Management und eine eigene Kommunikation. Aufgaben sind meist Aufträge oder Pflichten des betrieblichen Alltags. Sie fallen laufend an und kehren wieder. In der Regel werden sie innerhalb der unternehmenstypischen Organisationsstruktur erbracht und sie folgen standardisierten Prozessen.

In vielen Unternehmen löst das Stichwort Projekt festgelegte Vorgehensweisen aus. Handelt es sich jedoch um eine Aufgabe, werden Ressourcen unnötig gebunden. Werden umgekehrt „echte“ Projekte nicht als solche ausgewiesen, kommt es ebenfalls zu Schwierigkeiten: In diesen Fällen fehlen Struktur und Management.

Projekte sind heute agil

Agiles Projektmanagement ist ein viel diskutierter Begriff – mit zahllosen Anhängern und ebenso überzeugten Kritikern. Ist das klassische Projektmanagement überhaupt noch aktuell?

Wie so oft kommt es auf die Aufgabe an: Agiles Projektmanagement eignet sich für Aufgaben in dynamischen Umgebungen. Klassiker sind die Produkt- und Software-Entwicklung oder die Forschung.

Zu Beginn ist über das Ergebnis wenig bekannt. Noch weniger wissen die Beteiligten über den Weg, denn es soll etwas noch nie dagewesenes entstehen. In einem solchen Szenario ist es sinnvoll, in übersichtlichen Zeiteinheiten („Sprints“) zu arbeiten und sich nach jeder Einheit Feedback einzuholen. Dieses Vorgehen erlaubt, sich im laufenden Prozess zu korrigieren und Lehren zu ziehen. Diese Methoden sind typisch für die agile Arbeitsweise.

Wie aber sieht es aus, wenn in einem Unternehmen etwa die Server-Landschaft grunderneuert werden soll?

Diese Aufgabe hat alle Eigenschaften eines „echten“ Projekts: Sie ist komplex, bereichsübergreifend und für die Beteiligten alles andere als Routine. Dennoch lässt sich von Beginn an sehr viel mehr über den Weg, die Phasen und vor allem über das Endergebnis sagen als in typischen agilen Projekten. Das klassische Projektmanagement stellt bei der Grunderneuerung der Server-Landschaft die überzeugenderen Werkzeuge zur Verfügung.

Ein Projekt ist ein Projekt

Vom klassischen Projektmanagement und der agilen Vorgehensweise war bereits die Rede. Daneben existiert eine Vielzahl von Schulen, Ausgestaltungen und Richtungen: SCRUM etwa ist eine Variante des agilen Projektmanagements. PRINCE2 konzentriert sich darauf, vielfältige Bereiche in Groß-Projekten unter einen Hut zu bringen.

Jedes Projekt hat eigene Anforderungen, Risiken und Bedingungen, also eine eigene Charakteristik. Es lohnt sich, die geeignete Projektmanagement-Methode zu prüfen und auszuwählen.

Für ein klassisches Projektmanagement sprechen diese Bedingungen:

  • Es existieren klare Vorgaben für die Ziele und Bedingungen

  • Anfangs- und Endzeitpunkt stehen fest

  • Die erforderlichen Ressourcen können im Voraus eingeschätzt und festgelegt werden

  • Alle Phasen des Projekts können im Vorfeld geplant werden?

Sind alle Bedingungen erfüllt? Ein viermaliges „Ja“ weist ein Projekt mit hoher Planungssicherheit aus. Plötzliche Veränderungen sind eher nicht zu erwarten. Von Beginn an arbeiten die Beteiligten auf einen festgelegten Endzustand hin, innerhalb der gegebenen Bedingungen.

Klassisches Projektmanagement bei PINKTUM

Die Zusammenarbeit in Teams profitiert von einer gemeinsamen Sprache, einem abgestimmten Verständnis über die Aufgabe und die Herangehensweise. Was ein klassisches Projekt auszeichnet und welche Faktoren über den Erfolg entscheiden, zeigt unser Kurs „Klassisches Projektmanagement“. Die Themen im Detail:

  • Gut geplant ist halb erledigt

  • Erfolgsfaktor 1: Eindeutige Verantwortlichkeiten

  • Erfolgsfaktor 2: Der Projektauftrag als verbindliche Arbeitsgrundlage

  • Erfolgsfaktor 3: Kick-off, Meilensteine und Arbeitspakete

  • Erfolgsfaktor 4: Ein Plan für die Projektphasen

Personaler:innen richten wir gerne einen Testzugang ein. Sie erreichen uns über das Kontaktformular oder Telefon +49 89 547 27 84 10.

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