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Hybrides Arbeiten: Fünf Empfehlungen für eine reibungslose Kommunikation

27.09.2022
Kerstin Boll
Kommunikations- und Interaktionskompetenz

Julia arbeitet von zu Hause. Svenja ist regelmäßig im Büro. Daniel schaut dreimal pro Woche herein.

Jan arbeitet Vollzeit, Patrick in Teilzeit. Und Melanie schaltet sich aus Lissabon zu. Oder hat sie Teneriffa gesagt? Egal.

Hybride Arbeitsmodelle ermöglichen Mitarbeitenden ein nahezu grenzenloses Arbeiten. Dank flexibler Arbeitsmodelle können Menschen ihre persönlichen Lebensentwürfe leichter verwirklichen.

So viel Grenzlosigkeit braucht aber auch ein gemeinsames Verständnis von Hybridität.

Kommunikation ist eine Herausforderung beim hybriden Arbeiten

Was bedeutet eigentliches hybrides Arbeiten? Die kurze Antwort kann lauten: Team-Mitglieder arbeiten von unterschiedlichen Orten, beispielsweise im Büro oder aus dem Homeoffice miteinander. Also ein Mix aus Präsenz und virtuellem Arbeiten. Wenn zudem verschiedene Arbeitszeitmodelle vereinbart sind, dann passt der Begriff einer hybriden Arbeitswelt. Hybride Arbeit vollzieht sich also keineswegs rein virtuell. Das Kennzeichen von Hybridität ist Vielfalt.

Hybrides Arbeiten hat seine eigenen Herausforderungen. An erster Stelle steht die Kommunikation.

Verbindliche Regeln beim hybriden Arbeiten sind unabdingbar

Mitarbeitende warten auf eine Antwort, ohne die ein Arbeitsprozess nicht fortgesetzt werden kann. Und die Antwort lässt auf sich warten. Beim hybriden Arbeiten kommen leider Verzögerungen in der Kommunikation vor. Der Stresspegel steigt. Zugleich kann die Stimmung belastet werden, wenn kostbare Zeit für Projekte vergeht.

An verbindlichen Regeln für die Kommunikation und die Zusammenarbeit geht beim hybriden Arbeiten deshalb nichts vorbei. In der Regel existieren schon vorab unternehmensweite oder teaminterne hybride Arbeitsregeln, die ein gemeinsames Verständnis vorgeben.

Zugleich sollten sich die Mitglieder in hybriden Teams intern abstimmen und Vereinbarungen treffen, die der Situation und Aufgabe entsprechen.

Fünf Handlungsempfehlungen für hybrides Arbeiten

Die folgenden fünf Empfehlungen haben sich für hybride Teams bewährt. Sie legen eine solide Basis für eine reibungslose Kommunikation und Zusammenarbeit:

#1 Erreichbarkeit

Wer ist wann erreichbar? Dein Team sollte sich über Arbeits- und Reaktionszeiten abstimmen. Und natürlich ist es wichtig, dass sich alle daranhalten.

#2 Das richtige Kommunikations-Tool zur Nachricht

Wähle für deine Nachricht das jeweils sinnvolle Tool. So eignet sich etwa der Chat für eine schnelle Nachfrage. Umfassende Informationen hingegen sind in einer E⁠-⁠Mail besser aufgehoben.

#3 Transparenz über Arbeitsfortschritte

Dokumentiere deinen Arbeitsfortschritt und tausche dich mit deinen Teamkollegen über den Projektfortschritt aus. Lass andere an Gesprächsergebnissen teilhaben, die nebenher entstanden sind. Nutze dazu das Daily oder den Jour fixe.

#4 Eindeutige Ablage

Triff mit deinen Kolleg:innen Vereinbarungen über die Ablage und über die Benennung der Dokumente. Stelle sicher, dass die neueste Version eines Dokuments für jeden erkennbar und im Zugriff ist.

#5 Bleibe flexibel

Alles ist im Work Flow. Wenn sich die Bedingungen ändern, sollte dein Team die Regeln anpassen. Deshalb ist es wichtig, bestehende hybride Gewohnheiten gelegentlich zu prüfen und anzupassen.

Zusammenhalt trotz Distanz

Sind die Beziehungen im Team stabil, macht die Arbeit mehr Spaß und die Teammitglieder fühlen sich zugehörig. Konflikte kommen schnell vom Tisch.

Beim hybriden Arbeiten benötigen die geschäftlichen und zwischenmenschlichen Beziehungen eine besondere Aufmerksamkeit. Insbesondere durch seltene oder unregelmäßige Präsenz unter Kolleg:innen sollte eine innere Distanz durch einen intensiven virtuellen Austausch vermieden werden. Auch um Missverständnisse und aufkommende Konflikte vorzubeugen. Es ist gar nicht so schwer, denn ein gemeinsamer Zusammenhalt durch gemeinsam gelebte Werte für ein hybrides Arbeiten eine wesentliche Grundlage.

E⁠-⁠Training bei Pinktum: Hybrides Arbeiten: On- und Offline punkten

Hybrides Arbeiten verändert die Arbeitswelt. In einer Befragung* von Januar 2022 unter über Tausend Beschäftigten sprachen sich 65 Prozent für eine hybride Lösung aus. Nur noch 13,6 Prozent wollten ausschließlich im Büro arbeiten.

Wie gelingt hybrides Arbeiten? Viele Menschen stehen vor dieser Frage. In unserem E⁠-⁠Training Hybrides Arbeiten geht es um einen Einklang aus virtuellen und Präsenz-Meetings, grenzenlose Arbeitsorte und um Lösungen für zukunftsorientierte Bedürfnisse von Mitarbeitenden.

*Quelle: https://de.statista.com/statistik/daten/studie/1296962/umfrage/umfrage-arbeitsplatz-der-zukunft/

Personalverantwortlichen richten wir gerne einen Testzugang ein. Testzugang anfordern.

Die fünf wichtigsten Tipps für einen stabilen Zusammenhalt im Hybriden Team haben wir dir hier im Leitfaden zusammengestellt.